Functieomschrijving

Word jij de spil achter de schermen van een groot vernieuwingsprogramma en zorg jij dat alles soepel draait?
Voor een opdrachtgever zoeken wij 2 Programmasecretarissen. 36 uur p/w, hybride (kantoorlocatie in Noord-Holland), max. €99,75/u. Bij voldoende geschikte kandidaten sluit de aanvraag.

Let op:

Detachering (loondienst); optie tot verlenging; 1x 6 maanden

Eisen & wensen graag uitschrijven in het CV

Beoordeling op eisen (knock-out) en daarna op wensen. In de aanbieding moeten eisen en wensen mate van passendheid expliciet benoemd worden.

i.v.m. AVG gelden expliciete voorwaarden voor het aanbieden van CV’s (zoals opgenomen in de originele aanvraagtekst).

Organisatie

De opdrachtgever is een grote organisatie binnen het domein infrastructuur en mobiliteit.

Opdrachtomschrijving

De Programmasecretaris (PS) opereert organisatorisch tussen de manager programmabeheersing en de programmamanager. Je wordt aangestuurd door de programmamanager en fungeert als centrale ondersteuningsschakel binnen het programmateam. Teamleden kloppen bij je aan voor informatie, advies en organisatie, wat ook praktische zaken kan omvatten (bijv. het organiseren van een teambijeenkomst).

Van de PS wordt verwacht dat deze flexibel inzetbaar is voor o.a.:

Aansturen van ondersteunende rollen (bijv. documentalist, projectondersteuners of beheersingsteam voor een deelproject)

Gevraagd en ongevraagd advies; kritische en onafhankelijke sparringpartner voor projectmanager en manager programmabeheersing; “spin in het web”

Aanwezig zijn bij belangrijke overleggen, proactief opvolgen van signalen; agenda bepalen en bewaken dat deze behandeld wordt

Regie voeren over agenda’s van overleggen (niet alleen inventariseren)

Ontzorgen van rolhouders binnen het projectteam door proactief administratieve/secretariële taken op te pakken (signalen oppakken, acties initiëren, zaken regelen)

Zelfstandig oppakken van onderwerpen zoals onboarding-onderdelen (bijv. informatiebeveiliging), voorbereiding van bestuurlijke overleggen en beantwoording van vragen vanuit hoger management

Raakvlakken signaleren en beheersen; verbanden leggen en acties najagen

Ondersteunen bij het beheerst doorlopen van beslismomenten en kwaliteitstoetsen

Bijdragen aan een proactieve veiligheidscultuur (bijv. coördinatie PBM voor bezoekers, veiligheid agenderen, aanspreken op onveilig gedrag) en fungeren als contactpersoon/ondersteuner bij controles, toetsen en dashboards (documenten verzamelen/afstemmen)

Coördinatie/begeleiding bij migraties of verbetertrajecten binnen projectondersteuning en documentbeheer

“Linking pin” voor vragen vanuit de organisatie

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor:

Inplannen en voorbereiden van overleggen (rekening houdend met verschillende belangen)

Compact notuleren met de juiste essentie (programmateam én bestuurlijke/ambtelijke overleggen)

Opstellen van agenda’s en bijhouden van actie- en besluitenlijsten

Vooruitkijken met projectmanager/manager beheersing: welke overleggen zijn nodig, overlap signaleren en bespreekbaar maken

Opstellen en up-to-date houden van programma-brede overzichten, inclusief proactieve verbeteringen

Organiseren van bijeenkomsten/evenementen voor het team

Documenten opnemen in het documentmanagementsysteem (bijv. SharePoint-omgeving)

Resultaat opdracht

Je ondersteunt één of meerdere projecten binnen de regio Noord-Holland. Primaire taken: verslaglegging, plannen van overleggen, (administratieve) ondersteuning en organisatie van bijeenkomsten.

Teams / projecten

Je werkt voor één of meer clusters binnen een vernieuwingsprogramma en een aanvullend infrastructureel project. Het vernieuwingsprogramma omvat meerdere projecten rondom vernieuwing van assets zoals bruggen, tunnels, sluizen en andere infrastructuur.

Je werkt in principe voor één cluster/project, maar binnen een groep projectondersteuners. Bij kort verlof wordt onderling opgevangen; daardoor is flexibele inzetbaarheid gewenst en wordt kennis/ervaring gedeeld. Er wordt hybride gewerkt; in overleg worden afspraken gemaakt over wat fysiek of hybride wordt opgepakt.

Leiding en toezicht

Ja

Meest essentiële competenties

Proactief, resultaatgericht, aanspreekbaar (en anderen aanspreken), zelfstandig kunnen optreden, kansen zien en benutten, snel schakelen tussen onderwerpen, flexibel, goed prioriteren, klantvriendelijk met balans tussen dienstverlenend en assertief. Uitstekende beheersing van Nederlands (spraak/geschrift). Goed kunnen werken met MS Office (Word/Excel/PowerPoint). Teamspeler.

Eisen (knock-out)

Afgeronde HBO/WO opleiding of vergelijkbaar

Minimaal 1,5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie

Ervaring met Windows/MS Office voor secretariële werkzaamheden

Uitstekende beheersing van Nederlands in woord en geschrift

Fysiek aanwezig kunnen zijn op locatie op de projectdag(en) (zoals beschreven bij locatie/werkwijze)

Wensen

Mate waarin kandidaat beschikt over vaardigheden zoals notuleren, plannen, organiseren en agendabeheer

Relevante opleiding(en) en/of cursus(sen) op HBO-niveau

Aantoonbare affiniteit met projectmanagement / projectbeheersing (werk of opleiding/cursus/training)

Ervaring binnen de publieke sector / werken in IPM-achtige teams

Mate waarin kandidaat aantoonbaar nauwkeurig, initiatiefrijk en resultaatgericht is (met concrete voorbeelden in aanbieding/motivatie en/of gesprek)

With over 90 years' combined experience, NES Fircroft (NES) is proud to be the world's leading engineering staffing provider spanning the Oil & Gas, Power & Renewables, Chemicals, Construction & Infrastructure, Life Sciences, Mining and Manufacturing sectors worldwide. With more than 80 offices in 45 countries, we are able to provide our clients with the engineering and technical expertise they need, wherever and whenever it is needed. We offer contractors far more than a traditional recruitment service, supporting with everything from securing visas and work permits, to providing market-leading benefits packages and accommodation, ensuring they are safely and compliantly able to support our clients.