Short description

Crewing Assistant needed to work out of our office here in Providence (office based) - local residents being considered for this position as this would involve always working with the site office crewing team.

Function description

Responsibilities summary Crewing Assistant :

• Open communication with crew members, crewing coordinators, operations managers, and external agencies for crew data management. Work closely with all involved parties to align resources to ensure smooth and cost-effective operations. Proactively identify issues requiring resolution in a timely and professional manner and addresses them with appropriate Dept Manager /Leads, including highlighting any issues and/or future problems to the Crewing Manager / Human Resources Manager, following through until the matter is closed.
• Maintaining accurate crew records, tracking certifications, and updating crewing systems like OBT/SOMS with relevant important information & working with crewing & project team/agencies to ensure uninterrupted operations.
• Working closely with Crewing Manager once crew are identified & sourced based on project needs, helping with reviewing applications, check compliance and verifying certifications.
• Creating crew profiles and managing crew schedules, assigning personnel to vessels or projects, considering rotations, leave requests, and ensuring proper staffing levels.
• Monitoring crew documentation, ensuring compliance with relevant regulations (Offshore & client specific trainings) regarding certifications, medical fitness, and visas. Facilitation, coordination and assisting with submission of business / work visa applications to embassies and consulates.
• Assisting crew team with coordinating travel logistics for crew members including booking flights, arranging transportation, and securing accommodation.
• Preparing manifest for all crew joining and leaving vessels in the US region, including necessary paperwork and documentation - will need to work directly with shipping agent/Subcontractors involved to confirm accuracy of records submitted.
• Use initiative to improve work processes and communicate these to the business while keeping up with market changes related to our industry.
• Any other related work as needed to be supported by Crewing dept.

Requirements

Crewing assistant Job requirements -

• Strong organizational and computer skills
• Excellent communication and interpersonal skills
• Able to work under pressure and short deadlines and flexible work hours
• Knowledge of relevant Visa regulations related to associated industry
• Proficiency in crew management systems and software

Please send resume to john@ips.jobs

Related vacancies
Crew Coordinator

Beverwijk 1 July 2025 Human Resources
Als Crew Coördinator ben je verantwoordelijk voor het werven en inplannen van machinisten voor middelgrote en grote projecten, zowel in Nederland als internationaal. Je zorgt voor een efficiënte personeelsplanning, duidelijke communicatie en naleving van wet- en regelgeving.

Korte omschrijvingAls Crew Coördinator ben je verantwoordelijk voor het werven en inplannen van machinisten voor middelgrote en grote projecten, zowel in Nederland als internationaal. Je zorgt voor een efficiënte personeelsplanning, duidelijke communicatie en naleving van wet- en regelgeving. Functie omschrijvingIn deze rol plan je machinisten in voor projecten met 4 tot meer dan 10 machines. Je werkt […]

Lead Project Engineer - Offshore Power Cable Installation

Dordrecht, NL 1 August 2025 Renewables & Offshore
A leading international company in the offshore energy sector is seeking a skilled Lead Project Engineer to join their team in Dordrecht, the Netherlands. This full-time role involves overseeing engineering activities for offshore power cable installation projects. Candidates must already reside in the Netherlands due to the location and nature of the work.

Short descriptionA leading international company in the offshore energy sector is seeking a skilled Lead Project Engineer to join their team in Dordrecht, the Netherlands. This full-time role involves overseeing engineering activities for offshore power cable installation projects. Candidates must already reside in the Netherlands due to the location and nature of the work. Function […]

Technical Superintendent

Dordrecht 31 July 2025 Renewables & Offshore
We are supporting one of our clients in the offshore energy sector in the search for a Technical Superintendent. This is a hands-on role focused on ensuring the technical readiness and operational efficiency of subsea support vessels. The ideal candidate will have strong technical knowledge, experience with vessel mobilization/demobilization, and a proactive, practical approach to vessel maintenance and support.

Short descriptionWe are supporting one of our clients in the offshore energy sector in the search for a Technical Superintendent. This is a hands-on role focused on ensuring the technical readiness and operational efficiency of subsea support vessels. The ideal candidate will have strong technical knowledge, experience with vessel mobilization/demobilization, and a proactive, practical approach […]

Tender Assistant

Vlissingen, NL 31 July 2025 Renewables & Offshore
Voor een organisatie in de offshore sector in Vlissingen zijn wij op zoek naar een accurate en gestructureerde Commercieel Medewerker / Tender. De ideale kandidaat woont in Nederland, spreekt vloeiend Nederlands en beschikt over een EU-paspoort of een geldige Nederlandse verblijfsvergunning. In deze ondersteunende rol ben je onmisbaar voor het commerciële team en zorg je ervoor dat de aanbestedingsdocumentatie tot in de puntjes wordt verzorgd.

Korte omschrijvingVoor een organisatie in de offshore sector in Vlissingen zijn wij op zoek naar een accurate en gestructureerde Commercieel Medewerker / Tender. De ideale kandidaat woont in Nederland, spreekt vloeiend Nederlands en beschikt over een EU-paspoort of een geldige Nederlandse verblijfsvergunning. In deze ondersteunende rol ben je onmisbaar voor het commerciële team en zorg […]

Tender Manager

Vlissingen, NL 1 July 2025 Renewables & Offshore
Voor een organisatie in de offshore sector in Vlissingen zijn wij op zoek naar een ervaren en commercieel sterke Tender Manager. De ideale kandidaat woont in Nederland, spreekt vloeiend Nederlands en beschikt over een EU-paspoort of een geldige Nederlandse verblijfsvergunning. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het gehele tenderproces en het bewaken van de commerciële belangen binnen internationale projecten.

Korte omschrijvingVoor een organisatie in de offshore sector in Vlissingen zijn wij op zoek naar een ervaren en commercieel sterke Tender Manager. De ideale kandidaat woont in Nederland, spreekt vloeiend Nederlands en beschikt over een EU-paspoort of een geldige Nederlandse verblijfsvergunning. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het gehele tenderproces en het bewaken van […]