Vacature: Site Administrator / Project Assistant Functieomschrijving Ben jij een georganiseerde en proactieve professional die graag administratieve en organisatorische ondersteuning biedt op industriële projectlocaties? Voor een grootschalig energieproject in Nederland zijn wij op zoek naar een Site Administrator die het site- en projectteam ondersteunt. Je speelt een belangrijke rol in het waarborgen van een gestructureerde administratie, een veilige werkomgeving en een efficiënte documentatieflow.

Wat ga je doen? Als Site Administrator ben je verantwoordelijk voor de administratieve, organisatorische en logistieke ondersteuning van het site- en projectteam. Je taken omvatten onder andere:

• Administratieve ondersteuning van het site- en projectmanagementteam
  
  
• Beheren van project- en sitedocumentatie, inclusief contracten, rapporten, tekeningen en checklists
  
  
• Organiseren van vergaderingen, notuleren en opvolgen van acties met stakeholders
  
  
• Coördineren van reizen en accommodatie voor teamleden en bezoekers
  
  
• Ondersteunen bij inkoop: bestellen van kantoor- en sitebenodigdheden en afstemming met de inkoopafdeling
  
  
• Beheren van toegangsvergunningen, beveiligingspassen en onboarding van nieuwe medewerkers of onderaannemers
  
  
• Bijhouden van databases, genereren van rapportages en waarborgen van een correcte documentatiestroom
  
  
• Ondersteunen van Health & Safety- en kwaliteitsprocessen (documentatie en opvolging)
  
  
• Fungeren als schakel tussen site, hoofdkantoor en onderaannemers
  
  
• Bevorderen van veilig werken en continue verbetering van de veiligheidscultuur op de site
  
  
• Verzorgen van post- en koeriersdiensten
  
  
• Beheren van projectcontactlijsten en e-mailgroepen
  
  
• Ondersteunen bij tekeningenbeheer en leveringen op de site
  
  
• Beheren van bedrijfsvoertuigen voor veldmedewerkers
  
  
• Uitgeven van veiligheidsmededelingen en bulletins
  
  
• Af en toe aanwezig zijn op het hoofdkantoor (bijv. Rijswijk) indien nodig
  
  
• Ondersteunen van meerdere projecten, met focus op het hoofdproject
  
  
• Bijhouden van administratie van medewerkers en onderaannemers, inclusief voorbereiding van gegevens voor belastingdoeleinden indien nodig
  
  
• Opstellen van dagelijkse en maandelijkse rapportages en afstemming van site-uitgaven
  
  

Wie zoeken wij?

• In het bezit van VCA of gelijkwaardig certificaat
  
  
• Afgeronde commerciële of technische opleiding, bij voorkeur met ervaring in een industriële omgeving
  
  
• Ervaring als Site Administrator, Site Assistant of Project Assistant binnen grootschalige projecten, bij voorkeur in de energie- of bouwsector
  
  
• Sterke vaardigheden in MS Office (Excel, Word, PowerPoint, SharePoint)
  
  
• Ervaring met document management systemen (bijv. Aconex, SharePoint, DMS, Autodesk ACC Build, IM2 of vergelijkbaar) is een pré
  
  
• Sterke organisatorische vaardigheden, gestructureerde en proactieve werkstijl
  
  
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Engels; kennis van Nederlands is een plus
  
  
• Bereidheid tot reizen en flexibiliteit om op industriële projectlocaties te werken
  
  

Wat bieden wij?

• Type dienstverband: Contractor / via uitzendbureau
  
  
• Duur opdracht: projectbasis, doorgaans 18 maanden
  
  
• Startdatum: maart 2026
  
  
• Locatie: Rotterdam / Maasvlakte, Nederland
  
  
• Uren: Fulltime (40 uur/week), overuren mogelijk afhankelijk van projectbehoefte
  
  
• Werkomgeving: internationaal team, actief op de projectlocatie
  
  

Vacature: Site Administrator / Project Assistant Functieomschrijving Ben jij een georganiseerde en proactieve professional die graag administratieve en organisatorische ondersteuning biedt op industriële projectlocaties? Voor een grootschalig energieproject in Nederland zijn wij op zoek naar een Site Administrator die het site- en projectteam ondersteunt. Je speelt een belangrijke rol in het waarborgen van een gestructureerde administratie, een veilige werkomgeving en een efficiënte documentatieflow.

Wat ga je doen? Als Site Administrator ben je verantwoordelijk voor de administratieve, organisatorische en logistieke ondersteuning van het site- en projectteam. Je taken omvatten onder andere:

• Administratieve ondersteuning van het site- en projectmanagementteam
  
  
• Beheren van project- en sitedocumentatie, inclusief contracten, rapporten, tekeningen en checklists
  
  
• Organiseren van vergaderingen, notuleren en opvolgen van acties met stakeholders
  
  
• Coördineren van reizen en accommodatie voor teamleden en bezoekers
  
  
• Ondersteunen bij inkoop: bestellen van kantoor- en sitebenodigdheden en afstemming met de inkoopafdeling
  
  
• Beheren van toegangsvergunningen, beveiligingspassen en onboarding van nieuwe medewerkers of onderaannemers
  
  
• Bijhouden van databases, genereren van rapportages en waarborgen van een correcte documentatiestroom
  
  
• Ondersteunen van Health & Safety- en kwaliteitsprocessen (documentatie en opvolging)
  
  
• Fungeren als schakel tussen site, hoofdkantoor en onderaannemers
  
  
• Bevorderen van veilig werken en continue verbetering van de veiligheidscultuur op de site
  
  
• Verzorgen van post- en koeriersdiensten
  
  
• Beheren van projectcontactlijsten en e-mailgroepen
  
  
• Ondersteunen bij tekeningenbeheer en leveringen op de site
  
  
• Beheren van bedrijfsvoertuigen voor veldmedewerkers
  
  
• Uitgeven van veiligheidsmededelingen en bulletins
  
  
• Af en toe aanwezig zijn op het hoofdkantoor (bijv. Rijswijk) indien nodig
  
  
• Ondersteunen van meerdere projecten, met focus op het hoofdproject
  
  
• Bijhouden van administratie van medewerkers en onderaannemers, inclusief voorbereiding van gegevens voor belastingdoeleinden indien nodig
  
  
• Opstellen van dagelijkse en maandelijkse rapportages en afstemming van site-uitgaven
  
  

Wie zoeken wij?

• In het bezit van VCA of gelijkwaardig certificaat
  
  
• Afgeronde commerciële of technische opleiding, bij voorkeur met ervaring in een industriële omgeving
  
  
• Ervaring als Site Administrator, Site Assistant of Project Assistant binnen grootschalige projecten, bij voorkeur in de energie- of bouwsector
  
  
• Sterke vaardigheden in MS Office (Excel, Word, PowerPoint, SharePoint)
  
  
• Ervaring met document management systemen (bijv. Aconex, SharePoint, DMS, Autodesk ACC Build, IM2 of vergelijkbaar) is een pré
  
  
• Sterke organisatorische vaardigheden, gestructureerde en proactieve werkstijl
  
  
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Engels; kennis van Nederlands is een plus
  
  
• Bereidheid tot reizen en flexibiliteit om op industriële projectlocaties te werken
  
  

Wat bieden wij?

• Type dienstverband: Contractor / via uitzendbureau
  
  
• Duur opdracht: projectbasis, doorgaans 18 maanden
  
  
• Startdatum: maart 2026
  
  
• Locatie: Rotterdam / Maasvlakte, Nederland
  
  
• Uren: Fulltime (40 uur/week), overuren mogelijk afhankelijk van projectbehoefte
  
  
• Werkomgeving: internationaal team, actief op de projectlocatie
  
  

With over 90 years' combined experience, NES Fircroft (NES) is proud to be the world's leading engineering staffing provider spanning the Oil & Gas, Power & Renewables, Chemicals, Construction & Infrastructure, Life Sciences, Mining and Manufacturing sectors worldwide. With more than 80 offices in 45 countries, we are able to provide our clients with the engineering and technical expertise they need, wherever and whenever it is needed. We offer contractors far more than a traditional recruitment service, supporting with everything from securing visas and work permits, to providing market-leading benefits packages and accommodation, ensuring they are safely and compliantly able to support our clients.