Description de l'entreprise

Notre client, une entreprise internationale du secteur Oil & Gas, est implanté sur le site de Solaize, qui regroupe des activités techniques, opérationnelles, de R&D et de support. Dans un contexte exigeant, innovant et en constante évolution, l'entreprise souhaite renforcer son équipe Communication afin d'assurer la coordination d'événements internes et externes à forte visibilité, au service des différentes entités du site.

Description du poste

Le/la Coordinateur• trice Événementiel est responsable de la conception, l'organisation, la logistique et le suivi des événements organisés par le site : séminaires, conférences techniques, visites clients, ateliers internes, team-buildings, etc.
Il/elle veille à garantir la qualité, la cohérence et la sécurité des événements, en respectant les standards de l'industrie et les exigences internes.

Le site client accueille chaque année environ mille visiteurs (interne ou externe, adulte ou scolaire) pour découvrir son site, notamment son showroom et ses espaces de travail (laboratoire, couloir des énergies...).

Responsabilités clés

En amont :

o S'occuper du déroulé de la visite : élaboration de l'agenda / contact des collaborateurs pour assurer les présentations / gestion des badges et des accueils sécu et AT/PDP si nécessaire

o Récupérer toutes les informations nécessaires : nb participants, langue, heure arrivée/départ, tailles EPI, spécificités alimentaires, objectif visite, profil visiteurs, exigences particulières

o Réserver les lieux/salles de réunion pour assurer la visite

o Gérer les déjeuners ou pauses si nécessaire : évaluer la meilleure solution (interne / traiteur) en fonction de la typologie de visiteurs & nos contraintes sites. Choisir des menus le plus local/bio possible. Privilégier les menus les moins énergivores

o Installer des drapeaux si nécessaire

o Mettre en place des salles si nécessaire (écrans, paperboard, tables...)

o Estimer, si nécessaire, le besoin de back-up, d'hôtesses & d'accueil déporté

Le jour J :

o Récupérer les visiteurs au poste de garde, et ne jamais les laisser seul sur le site / gérer les EPI nécessaires pour la visite

o Présenter les consignes sécurité aux visiteurs

o Assister les visiteurs si nécessaire (commande taxi, accompagnement visiteurs poste de garde, etc.)

o Gérer le parking si beaucoup de véhicules / accompagner le/les bus des visiteurs

o Prendre des photos de qualité tout au long de la visite et d'une photo de groupe

En aval :

o Envoyer le questionnaire de satisfaction afin de proposer des REX pertinents (environ 4/An)

o Envoyer le mail de remerciement de la visite avec les photos de la visite

o Remettre en état des locaux (mobilier, pause à débarrasser, installations techniques à remettre en place)

o Gérer les prestataires : rappel signature AT avant de partir, etc.

o Proposer un post "VivaEngage" à l'équipe communication après validation des participants (visiteurs, collaborateurs...)

o Encourager les participants à faire un post "VivaEngage" ou "LinkedIn" à la suite de l'évènement

Mission au quotidien

- Être garant du bon état général/propreté pour les infrastructures et remonter toute modification/travaux/amélioration à faire

- Être garant du respect de la charte graphique pour les infrastructures et remonter tout non-respect

- Être garant de la mise à jour des informations présentes dans le showroom (en s'appuyant sur le réseau des ambassadeurs notamment)

- Être garant de la mise à jour des A0

- Gérer les animer la communauté des ambassadeurs (organisation de deux formations/recyclages par an)

- Intégrer un safety/sustainability moment à chaque réunion mensuelle & trimestrielle

- Animer la communauté des ambassadeurs

Missions annexes

- Aider le service communication lors d'event site (inauguration, tournage, célébration...)

- Envoyer le reporting trimestriel des visites aux ambassadeurs et membres du CMS

- Envoyer l'agenda en début de chaque mois des visites du mois à venir aux parties prenantes du site

- Gérer la plateforme d'inscription Com2CRES (y compris son upgrade)

- Communiquer uniquement via l'adresse e-mail générique (afin que le back-up puisse récupérer les dossiers en cas d'absence subie)

- Gérer les nouveaux arrivants et départs dans le canal TEAMS OneTech Together

- Organiser et gérer les Onboarding

- Gérer le contrat Nespresso (SAV machine, commande consommable débloquée)

- Gérer les éléments informatiques de l'amphi (caméra par ex)

- Remplacer l'alternant quand il est à l'école (réception prestataires, livraisons, AT etc..)

Qualifications

Compétences

• Formation Bac+3 à Bac+5 en communication, événementiel ou équivalent.
• Expérience confirmée en organisation d'événements (idéalement en environnement industriel).
• Excellente maîtrise des outils bureautiques et de communication (Teams, Excel, PowerPoint).
• Connaissance des standards HSE ou forte sensibilité aux environnements réglementés.
• Organisation, rigueur, autonomie et capacité à gérer plusieurs projets simultanément.

Langues

• Français : courant.
• Anglais : niveau professionnel souhaité