Context & Environment

L'Assistant-e Administratif intervient en appui du Responsable Support des Ventes et travaille en interaction régulière avec les équipes commerciales, le service conformité et les équipes Crédit Clients.

L'environnement de travail est structuré, avec des processus établis et des échéances à respecter. Le poste implique la gestion simultanée de plusieurs dossiers administratifs et financiers, nécessitant rigueur, fiabilité des données et respect des procédures. Les échanges avec les clients peuvent inclure des situations sensibles liées au recouvrement.

Enjeux du poste

• Sécurisation financière et administrative : assurer un suivi fiable des créances, des paiements et des données clients afin de limiter les risques financiers et de garantir la continuité des ventes.
• Qualité de la relation client : appliquer les procédures de relance et de recouvrement tout en maintenant une relation professionnelle et constructive avec les clients.
• Soutien opérationnel à la Direction Régionale : contribuer au bon fonctionnement administratif de la région, faciliter l'activité des équipes commerciales et fiabiliser les informations utilisées pour le pilotage de l'activité.

Activities

Missions principales (liste non exhaustive)

Rattaché(e) au Responsable Support des Ventes Ile de France, vous contribuez directement au bon fonctionnement administratif, financier et commercial de la Région Ile de France. Vous jouez un rôle essentiel dans: la gestion du recouvrement, la fiabilité des données clients, le pilotage administratif et l'accompagnement de la performance commerciale.

Vous assurez la gestion du recouvrement quotidienne :

• Analyse des créances, suivi précis de la balance âgée et traitement des avis Atradius ;
• Déblocage des commandes en lien avec le Crédit Client ;
• Préparation des avoirs, refacturations et demandes de remboursement ;
• Coordination de la préparation du Comité Crédit Client mensuel (Corisk);
• Saisie des prix de vente et gestion des marges dans iCopitole (CRM) ;
• Suivi et traitement des paiements par terminal de paiement électronique
• Gestion des opérations d'encaissement sur site.

Vous facilitez la relation client et sécurisez les process :

• Gestion complète des abonnements : prélèvements, suivi, mises à jour, clôture ;
• Traitement des courriers relatifs aux réclamations clients ;
• Application rigoureuse du processus de relance en collaboration avec le Directeur Régional et le Responsable Relation Clientèle ;
• Transmission des dossiers contentieux au Crédit Client ;
• Accueil des clients et partenaires lors de leurs visites sur site ;
• Back-up pour la réception et l'envoi de colis.

Vous soutenez la performance de l'équipe commerciale :

• Gestion de l'organisation des réunions régionales et des temps forts et contribution à l'animation opérationnelle des équipes ;
• Gestion des salles de réunion : planification, préparation logistique, coordination des besoins matériels ;
• Saisie et suivi des commandes d'achat régionales ;
• Gestion des stocks : matériel pour les commerciaux itinérants et stocks de pellets pour les sites IDF ;
• Organisation et mise à jour des plannings des équipes.

Rémunération annuelle brute : entre 28 200 € et 31 800 €, selon profil et expérience

Titres-restaurant d'une valeur faciale de 10,70 € (participation employeur de 60%)

À partir de 3 mois d'ancienneté :

• Accès aux dispositifs d'intéressement et de participation - Abondement de l'employeur pouvant aller jusqu'à 1 700€
• Participation à la campagne d'actions TotalEnergies
• Avantages collaborateurs :
  • Remise sur l'abonnement électricité
  • Remise sur l'achat de bois ou pellets
  • Remise sur l'achat de carburant
• Avantages CSE, incluant notamment :
  • Organisation de voyages
  • Billetterie et commandes diverses à tarifs préférentiels
  • Cadeaux de fin d'année
  • Dotations lors d'événements exceptionnels (naissance, etc.)

Candidate Profile

Profil recherché

Formation et expérience

• Bac +3 souhaité
• 3 à 5 ans d'expérience professionnelle, idéalement acquise en recouvrement clients ou en gestion administrative impliquant un suivi financier et une relation client régulière.

Compétences et savoir-être

• À l'aise dans la relation téléphonique avec les clients
• Rigueur, sens de l'organisation et fiabilité dans le suivi des dossiers
• Capacité d'analyse et respect des procédures
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et des environnements digitaux (CRM)
• Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome dans la gestion des priorités
• Profil évolutif

Additional Information

TotalEnergies values diversity, promotes individual growth and offers equal opportunity careers.

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TotalEnergies Proxi Nord Est est le regroupement des filiales de distribution Caldéo, CPE Energies et DMS. Filiale de plus de 650 collaborateurs, nous sommes spécialisés dans la commercialisation et la distribution d'énergies de qualité supérieure (granulés, buches de bois et bois d'allumage, Adblue, gaz naturel et électricité, lubrifiant, carburant, Gaz Non Routier et Fioul domestique), accompagnées de services premium. Nos équipes proposent également l'installation, l'entretien et le changement de matériel de chauffage, quelle que soit l'énergie utilisée.

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