Context & Environment

Garantizar el flujo eficiente de materiales, equipos y servicios necesarios para las operaciones del área SFS, asegurando altos niveles de disponibilidad, exactitud en inventarios, control de costos logísticos y cumplimiento de los SLA operativos establecidos para soportar las operaciones en campo y los requerimientos internos.

Activities

1. Gestión de Recepciones de Proveedores

• Recibir y validar facturas físicas y electrónicas de proveedores contra órdenes de compra debidamente autorizadas.
• Registrar facturas en el sistema ERP, verificando número de orden de compra, cantidades facturadas versus cantidades recibidas, precios unitarios conforme a acuerdos comerciales, así como condiciones de pago y descuentos aplicables.
• Gestionar y dar seguimiento a discrepancias entre factura, orden de compra y recepción física.
• Registrar y contabilizar la recepción en el sistema el mismo día del arribo físico de la mercancía.
• Remitir facturas de proveedores al área de Finanzas para fines de pago, dentro de un plazo máximo de cinco (5) días.
• Mantener archivo cronológico y organizado de la documentación de proveedores con sus respectivos soportes.
• Ejecutar el proceso de recepción en el ERP al momento del arribo de la mercancía.
• Verificar la integridad de sellos de seguridad del transporte.
• Supervisar la descarga y el conteo físico realizados por el personal del operador logístico.
• Validar la conformidad de los productos recibidos contra la orden de compra, guía de despacho del proveedor y especificaciones de calidad establecidas.
• Inspeccionar el estado de la mercancía (empaques, fechas de vencimiento, condiciones de temperatura y manipulación).
• Verificar el cumplimiento de especificaciones técnicas y comerciales.
• Rechazar productos no conformes conforme a los criterios establecidos.

2. Monitoreo y Supervisión Operacional

• Realizar rondas diarias de verificación en las áreas de recepción, almacenamiento, preparación de pedidos (picking) y despacho.
• Verificar el cumplimiento de los procedimientos operativos estándar (SOP).
• Monitorear las condiciones de almacenamiento (temperatura, limpieza y orden).
• Supervisar la correcta rotación de inventario conforme a metodologías FEFO/FIFO.
• Monitorear diariamente los KPIs del operador logístico, tales como: cumplimiento de lead time de proveedores, porcentaje de órdenes de compra completas, tiempo de ciclo de despacho, exactitud de inventario, incidencias de calidad, entregas a tiempo (OTIF), pedidos completos a tiendas y entregas sin incidencias.
• Generar reportes diarios de desempeño operativo.
• Identificar desviaciones y activar planes correctivos en coordinación con el operador logístico.

3. Gestión de Incidencias

• Documentar todas las incidencias detectadas: diferencias de cantidades (faltantes o sobrantes), productos dañados o defectuosos, incumplimiento de especificaciones, retrasos en entregas y problemas de documentación.
• Registrar incidencias con evidencia fotográfica cuando aplique.
• Clasificar incidencias por tipo, proveedor y nivel de severidad.
• Notificar en tiempo real al Especialista de Compras sobre incidencias críticas.
• Dar seguimiento a reclamos con proveedores hasta su cierre.
• Coordinar notas de crédito, reposiciones o devoluciones en un plazo menor a siete (7) días laborables, asegurando el registro oportuno en sistema.
• Mantener un registro histórico de incidencias por proveedor para evaluación de desempeño.
• Escalar incidencias recurrentes para revisión de acuerdos comerciales.

4. Gestión de Transferencias a Tiendas

• Recibir solicitudes de reabastecimiento de tiendas, tanto automáticas como manuales.
• Digitar órdenes de transferencia en el ERP, especificando tienda destino, SKUs, cantidades, fecha requerida y prioridad de despacho.
• Generar la documentación de transferencia en el sistema y enviarla al operador logístico.
• Coordinar con el operador logístico la preparación de pedidos.
• Realizar verificaciones aleatorias de carga de vehículos contra la documentación.
• Dar seguimiento al despacho oportuno de las transferencias conforme a la planificación establecida.

5. Monitoreo de Entregas a Tiendas y Gestión de Devoluciones

• Rastrear el estatus de las entregas en ruta mediante el sistema de tracking.
• Asegurar el envío oportuno de alertas a las tiendas sobre día y hora estimada de recepción.
• Gestionar contingencias como retrasos, fallas de transporte o rechazos de recibo.
• Verificar la confirmación de recepción en tiendas dentro de los plazos establecidos.
• Monitorear el cumplimiento de las ventanas horarias de entrega.
• Dar seguimiento a entregas pendientes o rechazadas y documentar discrepancias reportadas por las tiendas.
• Procesar devoluciones provenientes de tiendas por productos dañados en tránsito, errores de picking, productos próximos a vencer o mercancía rechazada.
• Registrar el ingreso de devoluciones en el sistema mediante transferencias inversas.
• Coordinar con el operador logístico la segregación del producto devuelto según disposición (reclasificación, destrucción o devolución a proveedor).

6. Conteos Cíclicos e Inventarios

• Asegurar la ejecución del programa de conteos cíclicos conforme a la metodología establecida.
• Realizar conteos aleatorios adicionales para validación de inventario.
• Gestionar reconteos de verificación cuando las diferencias superen la tolerancia permitida.
• Preparar solicitudes de ajuste de inventario con la debida justificación documentada.
• Obtener autorización del Gerente de Suministro para ajustes de inventario.
• Analizar tendencias de diferencias para impulsar la mejora continua.

7. Reportería y Análisis

• Elaborar reportes operativos diarios que incluyan: recepciones del día, valores e incidencias, estatus de transferencias programadas versus ejecutadas, inventario disponible versus punto de reorden, incidencias abiertas y cumplimiento de entregas a tiendas.
• Ejecutar reportes semanales de desempeño de proveedores, exactitud de inventario, productividad del operador logístico versus SLA y análisis de incidencias recurrentes.
• Preparar reportes mensuales con dashboards de KPIs logísticos, análisis de diferencias de inventario, evaluación del nivel de servicio por zona y propuestas de mejora operacional.

8. Coordinación y Comunicación

• Coordinar la programación de recepciones y gestionar reclamos y solicitudes de devolución.
• Comunicar la programación de entregas a las áreas involucradas.
• Atender consultas relacionadas con transferencias.
• Gestionar solicitudes especiales o urgentes.
• Comunicar prioridades operativas diarias.
• Revisar el cumplimiento de SLA acordados.
• Coordinar necesidades de recursos (personal y equipos).
• Supervisar la implementación de mejoras operativas.

9. Gestión de KPIs y Herramientas

• Gestionar el ERP corporativo con dominio de los módulos de Compras, Inventarios y Reportes, asegurando trazabilidad completa de las transacciones.
• Utilizar herramientas avanzadas de análisis, principalmente Excel y dashboards de indicadores, para evaluar desempeño operativo, identificar oportunidades de mejora y apoyar la toma de decisiones.

10. Cumplimiento y Mejora Continua

• Asegurar el cumplimiento de los SOPs establecidos.
• Participar en auditorías internas.
• Implementar acciones correctivas derivadas de desviaciones identificadas.
• Identificar oportunidades de optimización de procesos.
• Proponer mejoras orientadas a incrementar la exactitud del inventario.

Candidate Profile

Educación: Licenciatura en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o áreas afines.

Experiencia: Mínimo 2 años en operaciones logísticas, preferiblemente en entornos de retail o distribución.

Conocimientos técnicos:

• Operaciones logísticas: recepción, almacenamiento, distribución y transporte.
• Manejo de sistemas ERP, preferiblemente SAP.
• Excel a nivel avanzado.
• Procesos de inventario y control físico.
• Seguimiento y análisis de indicadores logísticos.

Competencias: Organización y atención al detalle, capacidad analítica, resolución de problemas, trabajo en equipo, comunicación efectiva, orientación a resultados y proactividad.

Additional Information

TotalEnergies values diversity, promotes individual growth and offers equal opportunity careers.

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