Administrative Assistant duties and responsibilities include providing administrative support to ensure the efficient operation of the office. Supports managers and employees through a variety of tasks related to organization and communication. Administrative assistants are responsible for confidential and time-sensitive material. Familiar with a variety of the field's concepts, practices, and procedures.

What You Will Do:

• Utilizes various systems for accounts receivable tracking, billing, and record-keeping tasks.
• Ensures proper billing processes are followed and accurate records are kept of department activities.
• Performs clerical duties such as word processing, mail distribution, filing, record keeping, and faxing.
• May assist in the planning of events and seminars.

What You Will Need:

Education and Experience

• High School diploma or equivalent
• Typically, at least one year of relevant experience is required.
• Must be able to communicate in German and English languages professionally.

Knowledge, Skills, and Abilities

• Ability to develop a working knowledge of ABS Rules, Guides, statutory regulations, related instructions, and the ABS Employee Safety Policy.
• Strong MS Office experience, such as word processing and spreadsheet creation
• Proficient clerical skills such as file maintenance, record keeping, and office equipment use.
• Excellent arithmetic abilities.
• Good interpersonal, professional, and communications skills for use in person, in writing, and in telephone conversations.

Reporting Relationships:

Reports directly to a department Manager, Supervisor, or above.

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Warum zu ABS?

Weil unsere Mitarbeiter den Unterschied machen! Was wir tun, ist wichtig, sowohl für die Sicherheit der Umwelt als auch für die Menschheit als Ganzes. ABS und seine verbundenen Unternehmen sind weltweit führend in der Schiffs- und Offshore-Klassifizierung und in anderen innovativen Sicherheits-, Qualitäts- und Umweltdienstleistungen mit Schwerpunkt auf den Bereichen Schiffbau und Meerestechnik, Energie und Regierungssektor. Mit mehr als 5.000 Mitarbeitern in über 70 Ländern bieten ABS und die ABS-Tochtergesellschaften ein dynamisches Arbeitsumfeld und vielfältige Wege zur beruflichen Weiterentwicklung.

Verwaltungsassistent/in (m/w/d) - Hamburg

In dieser Position sind Sie für die Sekretariats-, Verwaltungs- und Bürounterstützung verantwortlich, einschließlich der Unterstützung des Abteilungspersonals.

Vielfältige Aufgaben

• Verwendet verschiedene Systeme für Aufgaben wie Debitorenverfolgung, Abrechnung und Buchhaltung.
• Stellt sicher, dass ordnungsgemäße Abrechnungsprozesse eingehalten und genaue Aufzeichnungen über die Aktivitäten der Abteilung geführt werden.
• Führt Büroaufgaben wie Textbearbeitung, Postverteilung, Ablage, Aufzeichnungen.
• Hilft bei der Planung von Betriebsveranstaltungen und Seminaren, falls erforderlich.

Ihr Profil

• Abitur oder gleichwertig
• Einschlägige Erfahrung ist von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Sehr gute Englischkenntnisse
• Arbeitserlaubnis für Deutschland

Wissen, Fähigkeiten & Fertigkeiten

• Starke MS Office-Erfahrung, wie Textverarbeitung und Tabellenkalkulation
• Kompetente Bürofähigkeiten wie Aktenpflege, Aufzeichnung und Verwendung von Bürogeräten.
• Ausgeprägte Zahlenaffinität.
• Gute zwischenmenschliche, berufliche und kommunikative Fähigkeiten.

Wir bieten

• Arbeitsplatz in einem globalen/internationalen Umfeld
• Flexible Arbeitszeiteinteilung und Home Office Möglichkeiten nach der Einarbeitungsphase
• Unbefristeter und zukunftssicherer Arbeitsvertrag
• Einblicke in die maritime Industrie
• Viele Weiterbildungsmöglichkeiten
• Exzellentes kollegiales Arbeitsklima

Haftungsausschluss

Diese Stellenbeschreibung ist nicht als vollständige Liste von Verantwortlichkeiten, Fähigkeiten oder Arbeitsbedingungen im Zusammenhang mit der Tätigkeit dieser Stelle gedacht und sollte nicht als solche verstanden werden. Es soll eine genaue Wiedergabe der wichtigsten Arbeitsbestandteile sein, die für eine faire Entscheidung über die Gehaltsstruktur der Stelle unerlässlich sind.

Alle qualifizierte Bewerber/innen werden unabhängig von Nationalität, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung oder Veteranenstatus berücksichtigt.

ABOUT US

We set out more than 160 years ago to promote the security of life and property at sea and preserve the natural environment. Today, we remain true to our mission and continue to support organizations facing a rapidly evolving seascape of challenging regulations and new technologies. Through it all, we are anchored by a vision and mission that help our clients find clarity in uncertain times.

ABS is a global leader in marine and offshore classification and other innovative safety, quality, and environmental services. We're at the forefront of supporting the global energy transition at sea, the application of remote and autonomous marine systems, cutting-edge technical solutions, and many more exciting advancements. Our commitment to safety, reliability, and efficiency is ever-present, guiding our clients to safer and more efficient operations.

Equal Opportunity

ABS Bureau is committed to the equal employment opportunity of its employees and prohibits discrimination against any employee or qualified applicant based on race, color, creed, religion, national origin, sex, gender identity, age, disability, marital status, sexual orientation, citizenship status or veteran status, or other non-work-related characteristics that may be protected under the law of the Federal Government or specific state employment laws.

Notice

ABS and Affiliated Companies (ABS) will not pay a fee to any third-party agency without a valid ABS Master Service Agreement (MSA) authorized and signed by Human Resources. Any resume, CV, application, or other forms of candidate submission provided to any employee of ABS without a valid MSA on file will be considered property of ABS, and no fee will be paid.

Other

This job description is not intended, and should not be construed, to be an all-inclusive list of responsibilities, skills, efforts or working conditions associated with the job of the incumbent. It is intended to be an accurate reflection of the principal job elements essential for making a fair decision regarding the pay structure of the job. #ogjs