Job Description

LE POSTE QUE NOUS PROPOSONS :

Assistant(e) Facility Management et Approvisionnement/Finance - CDI

Votre rôle et vos responsabilités clés :

Rattaché(e) à deux départements (Finance et Facility Management), vous êtes responsable de la vérification des demandes d'achat et de l'ensemble des activités attenantes à cette étape du processus d'approvisionnement. Vous êtes également en charge de l'accueil du public de Cellectis ainsi que de certaines activités administratives liées au Facility Management.

Ce poste reporte au Manager du Facility Management et fonctionnellement au département Finance.

Vos activités principales dans ce rôle :

Finance/approvisionnement : 70 %

• Validation des PR (Purchase Request- Demande d'achat) : vérifier toutes les informations/réaliser toutes les modifications nécessaires dans les PRs, et les valider afin de générer la création automatique des PO (Purchase Order- Commande d'achat) dans l'ERP (Oracle)
• Support aux utilisateurs internes à la création des PR : diffusion de la formation pour la création des PRs, mis à jour de la formation le cas échéant, etc.

• Répondre à toutes les demandes internes concernant les PO : modifications de commandes, suivis, etc...

• Suivi des commandes auprès des fournisseurs : correction des erreurs de prix, suivi des accusés de réceptions et des dates de livraisons, etc.

• Participation au processus de création des articles stockés (GMP - Good Manufacturing Practices) : intégration de la catégorie de produit pour chaque nouvel article.

• En collaboration avec le département Finance, vérifier la cohérence de rattachement financier des catégories des produits. Amélioration continue du processus PRs / PO dans Oracle en collaboration avec le département Finance et le support informatique (incluant le testing des solutions), suivis des tickets IT, communication des modifications/résolutions en interne, etc...

• Point de contact pour les sujets IT sur l'étape PR/PO (par exemple en cas de modification du system par Oracle, testing trimestriel, etc.)

• Intégration dans l'ERP de listes de prix

Facility Management M : 30 %

• Accueil physique (Visiteurs, livreurs, intervenants, consultants, etc...), Contrôle et archivage du registre entrées/Sorties et gestion des appels téléphoniques et
• Préparation et envois des colis et courriers administratifs, suivis (Fedex, UPS, DHL, transporteurs)

• Créations des PR (Paniers) sous Oracle pour le FM

• Commandes de fournitures et gestion du stock

• Support au Responsable FM sur la gestion de la base de données des matériels de laboratoires et mobiliers non GMP (LIMS)

• Création et suivis ticket FM (les créer parfois et s'assurer qu'ils sont bien pris en compte)

QUEL EST VOTRE PROFIL ?

• Bonnes connaissances et aptitudes avec les outils informatiques (Microsoft Office, Excel)
• Connaissance d'un processus de validation de PR/PO dans un ERP (Oracle ou autre)
• Grande capacité d'adaptation pour travailler dans un environnement dynamique
• Rigueur, discrétion et ponctualité
• Bonne présentation et sens relationnel
• Bilingue anglais
• Le double rattachement suppose d'avoir de bonnes capacités d'adaptation, d'organisation et communications
• Il est aussi essentiel d'avoir une appétence avec les outils informatiques notamment Excel et outil de gestion

LES CONDITIONS QUE NOUS PROPOSONS

• Des projets innovants et un environnement de travail collaboratif

• Une rémunération motivante basée sur des objectifs annuels « SMART »

• Une couverture sociale sur mesure pour vous et vos proches

• Un restaurant d'entreprise sur place

• Un cadre de travail moderne et agréable avec espace détente, salle de sport, terrasses, potager, ...

• Un CSE très actif proposant de nombreux avantages aux collaborateurs (médiathèque interne, massages assis, subventions culture et sport...)

• Des événements internes réguliers

• Poste sur site uniquement